Koszt ręcznego przepisywania wyciągów bankowych w biurze rachunkowym

Ręczne przepisywanie wyciągów bankowych kosztuje biuro rachunkowe zwykle od kilku do kilkunastu godzin pracy księgowej miesięcznie na każde dwudziestu klientów, a konwerter do MT940 skraca ten etap do przeglądu wyniku. Poniżej prosty rachunek, który możesz podstawić pod własne liczby, oraz miejsca, w których oszczędność znika.

Z czego składa się koszt jednego wyciągu

Czas przepisywania to tylko część. Do niego dochodzi sprawdzenie salda, poprawki po pomyłkach, odpowiadanie klientowi na pytania o brakujące strony i późniejsze szukanie błędu przy uzgadnianiu kont. Wyciąg na dwie strony z kilkudziesięcioma operacjami potrafi zająć kwadrans do pół godziny, jeśli trzeba go wkleić do arkusza i poprawić kolumny, a następnie wprowadzić do programu księgowego.

Wyciąg o trzydziestu operacjach i opisach rozłożonych na kilka linii to kilka minut samego kopiowania. Do tego dochodzą minuty na pilnowanie znaków kwot, bo minus na końcu liczby albo nawiasy łatwo zamienić w uznanie. Taki błąd wychodzi zwykle dopiero na koniec miesiąca.

Rachunek na przykładzie biura z trzydziestoma klientami

Załóżmy trzydziestu klientów, jeden rachunek na klienta i kwadrans pracy na wyciąg. To siedem i pół godziny miesięcznie. Przy klientach z dwoma rachunkami i kartą firmową robi się z tego kilkanaście godzin. Pomnóż przez stawkę godzinową księgowej w waszym biurze, razem z narzutami, i masz kwotę, którą płacicie co miesiąc za samo przenoszenie danych, które bank już ma w pliku.

Konwerter nie usuwa pracy całkowicie. Zostaje przegląd wyniku i zatwierdzenie importu. Realistycznie czas na wyciąg spada do kilku minut, a ważniejsze od oszczędności jest to, że kontrola salda wyłapuje błędy od razu. Plan Biuro w cenniku zwraca się, jeśli odzyska kilka godzin pracy w miesiącu.

Gdzie oszczędność znika

Pierwsze miejsce to konwerter bez kontroli salda. Tabela wygląda dobrze, ale każdy wyciąg trzeba i tak sprawdzić ręcznie, więc czas wraca. Drugie to plik, którego program księgowy nie przyjmie bez obróbki, na przykład CSV w układzie, którego nie rozumie import. Trzecie to płatność za pojedynczy plik, która przy trzydziestu klientach i kilku rachunkach urasta do kwoty wyższej niż abonament.

Czwarte miejsce to klient, który przysyła zdjęcie ekranu z aplikacji zamiast wyciągu. Żaden konwerter nie zastąpi tu dobrego pliku, więc warto ustalić z klientami, że przysyłają PDF z bankowości albo eksport CSV. Instrukcję pobierania wyciągu możesz wysłać im gotową, a w BankNotce są też strony dla największych banków, na przykład dla wyciągu PKO BP i mBanku.

Co konwerter powinien dawać biuru

Po pierwsze plik w formacie, który wasz program księgowy czyta bez ostrzeżeń: MT940 albo gotowy import. Opisaliśmy ścieżki dla Optimy, Symfonii, enova365, Rewizora GT i Wapro Fakir. Po drugie kontrolę salda, która nie pozwala zaksięgować wyciągu z brakującą stroną. Po trzecie porządek: teczki klientów, żeby po kwartale dało się znaleźć plik.

Po czwarte notkę do operacji. Kategoria, propozycja konta i wykryty NIP kontrahenta przyspieszają dekretację, a to zwykle większa część czasu niż samo wczytanie wyciągu. Jak wygląda sama dekretacja, opisaliśmy w artykule o dekretacji wyciągów krok po kroku.

Jak zmierzyć to w swoim biurze w jeden dzień

Weź pięć wyciągów z różnych banków, w tym jeden trudny, z wieloma operacjami zbiorczymi. Zmierz czas, w którym księgowa wprowadza je tak jak dziś. Potem przepuść te same pliki przez konwerter i zmierz czas przeglądu oraz importu. Różnicę pomnóż przez liczbę wyciągów w miesiącu. Dopiero ta liczba, a nie cena planu, pokazuje, czy zakup ma sens.

Przy teście zwróć uwagę na dwie rzeczy. Pierwsza to liczba wierszy, które wymagały poprawki po konwersji. Druga to to, czy narzędzie samo wskazało, gdzie jest problem. Jeśli poprawki są rzadkie i oznaczone, oszczędność jest realna. Jeśli trzeba przeglądać każdy wiersz, wracasz do punktu wyjścia.

Dane klientów i odpowiedzialność biura

Wyciągi zawierają dane finansowe waszych klientów, więc wybór narzędzia to także sprawa odpowiedzialności. Zapytaj, jak długo pliki są przechowywane, czy narzędzie loguje się do bankowości (powinno pracować wyłącznie na pliku) i czy dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania. BankNotka nie loguje się do banku, a w planie Firma Pro oferuje umowę powierzenia danych.

Czas, który zwolnisz, wykorzystaj na klientów

Odzyskane godziny mają sens, jeśli trafiają w pracę, za którą klient płaci więcej niż za przepisywanie: doradztwo, rozliczenia, kontrolę kosztów. Część biur zamyka w ten sposób obieg dokumentów kosztowych, w którym klient akceptuje faktury przed księgowaniem, na przykład w systemie akceptacji dokumentów z podpisem elektronicznym. Wtedy wyciąg i faktura dochodzą do księgowej już sprawdzone.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda wynik na własnym pliku, wgraj wyciąg w demie. Potem porównaj czas z tym, co dziś zajmuje ręczne wprowadzanie, i wybierz plan według liczby stron w miesiącu. Więcej o tym, jak ocenić narzędzia, jest w artykule konwerter wyciągów dla biura rachunkowego.