Księgowanie wyciągów Revolut Business w biurze rachunkowym

Wyciągi z Revolut Business da się zaksięgować bez przepisywania, ale nie przez import MT940 z banku, bo takiego pliku biuro zwykle nie dostaje. Realna droga to PDF lub CSV z panelu klienta, który konwerter zamienia na Excel albo MT940 z kontrolą salda osobno dla każdej waluty. Poniżej opisujemy, gdzie w tej pracy biuro traci czas i jak ją uporządkować.

Dlaczego Revolut Business to inny przypadek niż polski bank

W polskim banku biuro rachunkowe ma jeden rachunek w złotych, stały układ wyciągu i często usługę MT940. Revolut Business działa inaczej. Firma ma kilka rachunków w różnych walutach, płaci kartami, robi przelewy zagraniczne i przewalutowania w aplikacji. Wyciąg jest więc zestawieniem kilku sald, a nie jedną listą operacji.

Klienci zwykle nie myślą o tym jak o problemie. Wchodzą w panel, pobierają wyciąg za miesiąc i wysyłają go mailem. Kłopot ma dopiero księgowa, która musi z tego zrobić zapisy w programie, a program oczekuje pliku bankowego z jednym rachunkiem i jednym saldem początkowym.

Trzy rzeczy, które najczęściej psują księgowanie

Pierwsza to waluty. Przelew w euro i opłata w złotych mogą wyglądać w jednym zestawieniu jak sąsiednie wiersze, ale należą do różnych rachunków i mają różne salda. Jeśli wczytasz je razem, saldo nigdy się nie zgodzi, a ty nie wiesz, który wiersz jest winny. Dlatego każdą walutę trzeba traktować jako osobny wyciąg.

Druga to przewalutowania. Wymiana złotych na euro daje obciążenie na jednym rachunku i uznanie na drugim, często z drobną różnicą wynikającą z kursu i opłaty. Jeśli księgowa przepisuje to ręcznie, łatwo pomylić kierunek albo pominąć jedną nogę operacji. Przy poprawnym odczycie obie operacje widać w tabeli obok siebie po dacie i kwocie.

Trzecia to opisy. W wyciągach z aplikacji tytuł płatności bywa krótki i ucięty, a nazwa kontrahenta stoi w osobnej kolumnie. Dla rozrachunków potrzebujesz obu: nazwy do parowania z fakturą i tytułu z numerem dokumentu. Odczyt, który skleja je w jedno pole bez kolejności, zmusza do poprawek.

Jak wygląda sensowny proces w biurze

Zacznij od ustalenia z klientem, które rachunki walutowe naprawdę są używane. Często okazuje się, że z pięciu rachunków aktywne są dwa, a reszta ma zerowe salda. Prosisz o wyciągi z aktywnych, za pełne miesiące, w PDF albo CSV. CSV jest wygodniejszy, bo nie wymaga rozpoznawania układu strony, ale PDF też jest odczytywany, więc nie ma powodu, żeby odsyłać klienta z prośbą o zmianę formatu.

Następnie wgrywasz każdy plik osobno i sprawdzasz kontrolę salda: saldo początkowe plus suma operacji musi dać saldo końcowe. To jest moment, w którym widzisz, czy odczyt jest kompletny, zanim cokolwiek trafi do programu. Dopiero wtedy eksportujesz MT940 albo plik importu i wczytujesz go w programie księgowym. Ścieżki importu opisaliśmy dla Optimy, Rewizora GT i Wapro Fakir.

Na końcu uzgadniasz kursy. Program księgowy zwykle wymaga kursu z dnia operacji do rachunku walutowego, a różnice kursowe księgujesz według zasad klienta. Narzędzie do konwersji nie powinno tego robić za ciebie bez wiedzy, dlatego kwoty zostają w walucie rachunku, a przeliczenie robisz świadomie w programie.

Co zebrać od klienta na starcie

Przy pierwszym miesiącu współpracy poproś o listę rachunków walutowych z numerami, wyciągi za cały okres do księgowania i informację, czy firma robi wypłaty gotówki lub płaci kartami pracowników. Dobrze też wiedzieć, czy przelewy zagraniczne dotyczą zakupu usług, czy sprzedaży, bo od tego zależy sposób ujęcia opłat i różnic kursowych. Te informacje zadajesz raz, a potem co miesiąc dostajesz już tylko pliki.

Kolejna sprawa to nazwa pliku. Klienci wysyłają wyciągi w formie takiej, jaką zapisała aplikacja, czyli z datą i walutą w nazwie albo bez żadnej nazwy. Warto ustalić prosty schemat, na przykład klient, waluta i miesiąc, bo przy kilkunastu plikach łatwo wgrać dwa razy ten sam okres albo pominąć jeden. W teczce klienta w BankNotce wyciągi są pogrupowane, więc brakujący miesiąc widać od razu po przerwie w saldach.

Excel, CSV czy MT940, co wybrać z Revolut

Do księgowania w programie wybierz MT940, bo to jedyny format, który sam ustawia saldo początkowe i końcowe dokumentu bankowego. Do analizy kosztów, przeglądu subskrypcji albo rozmowy z klientem lepszy jest Excel, w którym możesz filtrować po kontrahencie i sumować po kategorii. CSV jest pośredni, przydaje się, gdy program księgowy ma własny import tabelaryczny. Z jednego odczytu dostajesz wszystkie trzy, więc nie musisz wybierać z góry.

Jeśli klient wysyła wyciąg jako zrzut ekranu albo zdjęcie z telefonu, odeślij prośbę o plik z panelu. Odczyt zdjęcia jest znacznie mniej pewny niż odczyt PDF generowanego przez system, a kontrola salda i tak wychwyci błąd dopiero po fakcie. Jedna wiadomość do klienta z instrukcją, gdzie kliknąć w panelu, oszczędza później kilka poprawek.

Ile to oszczędza

Weźmy firmę usługową z dwoma rachunkami walutowymi i około stu operacjami miesięcznie. Ręczne przepisanie to realnie godzina pracy z weryfikacją, a przy kilku takich klientach robi się z tego cały dzień. Odczyt z kontrolą salda zajmuje kilka minut na plik, a większość czasu idzie na sprawdzenie wierszy zaznaczonych jako niezgodne. Rachunek kosztu przy różnych stawkach rozpisaliśmy w artykule o koszcie ręcznego przepisywania wyciągów.

Ten sam odczyt służy do kontroli, nie tylko do księgowania. Excel z liczbami zapisanymi jako liczby pozwala szybko zsumować koszty kartowe, wyłapać subskrypcje i zestawić wpływy od zagranicznych klientów. Gdy klient rozlicza usługi dla odbiorców z UE, wygodnie jest przy okazji sprawdzić ich status VAT, na przykład w narzędziu do weryfikacji VAT unijnego kontrahenta.

Kiedy to się opłaca, a kiedy nie

Jeśli masz jednego klienta z Revolutem i dwadzieścia operacji miesięcznie, przepisanie ręczne jest rozsądne i żadne narzędzie nie zmieni tego rachunku. Konwerter zaczyna się zwracać, gdy takich klientów jest kilku, wyciągi są wielowalutowe albo dochodzi historia wsteczna z przejmowanej księgowości. Wtedy liczy się nie tylko czas, ale i to, że pomyłka w kwocie wychodzi dopiero przy uzgadnianiu kont, kiedy szukanie jej kosztuje najwięcej.

Praktyczny test jest prosty: weź najtrudniejszy wyciąg Revolut od swojego klienta, wgraj go i sprawdź, czy kontrola salda się zgadza i czy opisy są w kolumnach, których potrzebujesz. Szczegóły tej konwersji znajdziesz na stronie wyciąg Revolut Business do Excela i MT940, a plany dla biur na stronie dla biur rachunkowych.

Najczęstsze pytania biur o Revolut

Czy da się księgować wyciągi z Revolut Business w programie bez konwertera? Tak, ręcznie, przez wpisanie operacji do raportu bankowego. Jest to dopuszczalne i dla małych wolumenów wystarczające, tylko wolniejsze i bardziej podatne na pomyłki.

Czy MT940 z konwertera jest akceptowany przez programy księgowe? Plik ma standardowe tagi sald i operacji, więc Optima, Symfonia, enova365, Rewizor GT i Wapro Fakir wczytują go tak samo jak plik z banku. Nazwy menu zależą od wersji programu, więc sprawdź je w pomocy swojej wersji.

Czy trzeba osobno obsłużyć karty firmowe? Operacje kartowe są częścią wyciągu rachunku, z którego są pobierane, więc trafiają do tego samego pliku co przelewy. Notka z kategorią pomaga je potem odróżnić przy dekretacji.