MT940 z banku czy konwerter wyciągów dla biura rachunkowego

Jeśli biuro rachunkowe dostaje od klientów wyciągi w PDF, ma dwie drogi do pliku, który wczyta program księgowy: zamówić MT940 w banku albo zamienić PDF lub CSV konwerterem. Bank wygrywa tam, gdzie klient sam daje dostęp i oferta jest tania. Konwerter wygrywa, gdy klientów jest wielu, mają różne banki, a część wyciągów przychodzi mailem jako PDF.

Kiedy MT940 prosto z banku wystarcza

Plik MT940 generowany przez bank jest źródłem pierwotnym, więc nie ma w nim błędów odczytu. Przy kilku stałych klientach z jednego banku, którzy mają włączoną usługę i mogą wyeksportować plik co miesiąc, to najprostsze rozwiązanie. Nie trzeba niczego uczyć ani sprawdzać, a import w programie działa tak samo za każdym razem.

Problem zaczyna się, gdy ta sytuacja przestaje być typowa. Warunki dostępu do MT940 różnią się między bankami i rodzajami rachunków. Część banków udostępnia go tylko rachunkom firmowym, w części jest to osobna usługa, którą klient musi sam włączyć lub zamówić. Aktualne zasady i ewentualne opłaty sprawdź w tabeli opłat konkretnego banku, bo zmieniają się częściej niż artykuły.

Gdzie plan z MT940 z banku się rozsypuje

Pierwszy kłopot to klient, który nie ma tej usługi i nie chce jej zamawiać. Dla właściciela jednoosobowej firmy złożenie dyspozycji w banku jest dodatkowym zadaniem bez widocznej korzyści, więc po prostu wysyła PDF z maila. Drugi to rachunki, których MT940 nie dotyczy w ogóle: konta w fintechach, karty, rachunki walutowe w mniejszych bankach. Trzeci to historia wsteczna. Gdy przejmujesz księgowość w połowie roku, klient ma wyciągi za minione miesiące wyłącznie jako PDF.

W takich przypadkach biuro zwykle wraca do przepisywania. Przy kilkudziesięciu operacjach miesięcznie jest to kilkanaście minut na klienta, ale przy rachunkach z setkami operacji potrafi zająć godzinę i obejmuje ryzyko literówki w kwocie. Policzyliśmy ten koszt osobno w artykule o koszcie ręcznego przepisywania wyciągów.

Konwerter jako uzupełnienie, nie zamiennik

W praktyce biura nie wybierają jednej drogi. Klienci z włączonym MT940 przesyłają plik z banku, a pozostałe wyciągi trafiają do konwertera. Wspólny mianownik to program księgowy: oba źródła kończą jako plik, który importujesz tym samym poleceniem w Optimie, Symfonii, enova365, Rewizorze GT albo Wapro Fakir. Opisaliśmy ścieżki importu dla Optimy, Rewizora GT i Wapro Fakir.

Co sprawdzić przed wyborem konwertera

Najważniejsza jest kontrola salda: saldo początkowe plus wszystkie operacje musi dać saldo końcowe. Narzędzie, które tego nie robi, może pominąć wiersz albo źle odczytać znak kwoty, a ty dowiesz się o tym przy uzgadnianiu kont. Drugi warunek to składanie opisów rozbitych na kilka linii, bo w PDF-ach banków tytuł przelewu często zajmuje trzy wiersze. Trzeci to obsługa wielu klientów z osobnymi teczkami i limitem stron dopasowanym do liczby wyciągów w miesiącu.

Czwarty warunek to format wyjściowy. Jeśli program księgowy czyta MT940, plik powinien mieć poprawne tagi sald i pole z tytułem w układzie, który program rozumie. Jeśli potrzebujesz tylko tabeli do analizy, wystarczy Excel z liczbami zapisanymi jako liczby, a nie tekst. Dobry konwerter daje oba, żeby ten sam odczyt służył księgowaniu i kontroli.

Trzy typowe sytuacje w biurze

Pierwsza: biuro prowadzi trzydziestu klientów, z czego dwunastu ma bank z włączonym MT940, a osiemnastu przysyła PDF. Sensowny podział to MT940 z banku dla pierwszej grupy i konwerter dla drugiej, z jedną procedurą importu w programie. Nie ma powodu, żeby zmuszać wszystkich do zamawiania usługi w banku.

Druga: nowy klient przynosi wyciągi za sześć miesięcy wstecz, bo poprzednie biuro nie skończyło księgowania. Bank nie wyda MT940 za przeszłość w dowolnym zakresie, ale PDF-y klient ma w skrzynce. Wgrywasz je jednym ciągiem, sprawdzasz salda na styku miesięcy i importujesz całość.

Trzecia: klient prowadzi sprzedaż przez PayPal albo Revolut Business i raz w miesiącu wysyła eksport CSV z własnym układem kolumn. Tu bankowy MT940 w ogóle nie istnieje, a konwerter z gotowym rozpoznaniem układu daje plik, który program księgowy rozumie. Szczegóły dla takich rachunków opisaliśmy na stronie konwertera Revolut do MT940.

Najczęstsze błędy przy wyborze

Biura najczęściej oceniają narzędzie po jednym, najładniejszym wyciągu. Prawdziwy test to najgorszy plik, jaki macie: skan o niskiej jakości, wyciąg zbiorczy z setkami operacji, rachunek walutowy. Drugi błąd to wybór rozwiązania bez sprawdzenia, jak wygląda import w waszej wersji programu, bo nazwy menu różnią się między wersjami. Trzeci to pominięcie limitu stron: plan, który wystarcza w styczniu, bywa za mały w kwietniu, gdy klienci donoszą zaległe wyciągi.

Rachunek dla biura

Zamiast porównywać cenniki, policz czas. Weź jeden typowy miesiąc: ile wyciągów dostajecie w PDF i ile minut zajmuje wasza obecna obróbka. Pomnóż przez stawkę godzinową księgowej i porównaj z kosztem planu. Plan Biuro w BankNotce kosztuje 499 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu miesięcznym i obejmuje 1 000 stron wyciągów, pięciu użytkowników, do 100 teczek klientów oraz eksport MT940 i pliki importu. Jeżeli konwerter oszczędza kwadrans na wyciąg, zwraca się przy kilkudziesięciu wyciągach, a przy kilkuset oszczędność jest wyraźna. Aktualne ceny i plany znajdziesz w cenniku.

Po imporcie zaczyna się właściwa praca

Plik w programie to dopiero początek: operacje trzeba sparować z fakturami i zadekretować. Przy dużej liczbie dokumentów pomaga porządek po stronie obiegu faktur, na przykład w elektronicznym obiegu faktur zgodnym z KSeF, gdzie dokumenty kosztowe są od razu opisane i zatwierdzone. Po stronie wyciągów BankNotka dopisuje do operacji notkę z kategorią, propozycją konta i wykrytym NIP kontrahenta, co skraca dekretację opisaną w artykule o dekretacji wyciągu bankowego.

Jak zacząć

Najszybszy test to jeden prawdziwy wyciąg klienta, który dziś przepisujecie. Wgraj go, sprawdź kontrolę salda, pobierz MT940 i zaimportuj do programu. Jeśli import przechodzi bez ręcznych poprawek, masz odpowiedź, a pełny opis rozwiązania dla biur jest na stronie programu dla biura rachunkowego.