Automatyzacja wprowadzania wyciągów bankowych w biurze rachunkowym

Biuro rachunkowe może zautomatyzować wprowadzanie wyciągów na trzy sposoby: pobierać MT940 prosto z banku, korzystać z bezpośredniej integracji bankowej programu księgowego albo zamieniać PDF i CSV od klientów na MT940 konwerterem. Pierwsze dwa działają tylko dla klientów, którzy dali biuru dostęp do banku. Trzeci działa dla każdego, kto potrafi wysłać plik.

Gdzie biuro naprawdę traci czas

Rzadko jest to samo księgowanie. Czas ucieka na to, co dzieje się przed nim: wyciąg przychodzi mailem jako PDF, ktoś go otwiera, przepisuje operacje do arkusza lub wprost do programu, sprawdza, czy saldo się zgadza, a potem szuka pomyłki, gdy się nie zgadza. Przy kilkudziesięciu klientach i kilku rachunkach na klienta to codzienna, powtarzalna praca, którą łatwo zmierzyć: zapisz przez tydzień, ile minut zajmuje każdy wyciąg.

Sposób 1. MT940 pobierany z banku

To najczystsze rozwiązanie, bo plik jest zgodny z formatem i nie wymaga odczytu. Ogranicza je organizacja: klient musi włączyć dostęp, część banków pobiera opłaty za format przy rachunkach firmowych, a drobni klienci często takiej usługi nie mają. Porównanie tej drogi z konwerterem opisaliśmy w artykule MT940 z banku czy konwerter wyciągów.

Sposób 2. Integracja bankowa w programie księgowym

Część programów potrafi pobierać operacje bezpośrednio od banku. To wygodne, gdy klient i bank są na liście obsługiwanych, a biuro pracuje na jednym programie. Przy mieszance programów, banków zagranicznych i klientów, którzy nie dadzą dostępu, zostaje dużo wyciągów ręcznych.

Sposób 3. Konwerter PDF i CSV na MT940

Wgrywasz plik, który klient i tak już wysyła, a w zamian dostajesz tabelę, plik MT940 i kontrolę salda. Rozstrzygają o tym trzy rzeczy: czy konwerter pilnuje salda przed eksportem, czy czyta banki z twoich teczek, w tym wielowalutowe, oraz czy plik przejdzie import w twoim programie. Ścieżki importu opisaliśmy dla Optimy, Symfonii, Rewizora GT i Inserta.

Jak wdrożyć to w tydzień

Dzień pierwszy: wybierz pięciu klientów z największą liczbą wyciągów w PDF i zmierz obecny czas. Dzień drugi: wgraj ich wyciągi do konwertera i sprawdź kontrolę salda. Dzień trzeci: zaimportuj wynik do programu w środowisku testowym lub na jednym zamkniętym miesiącu. Dni czwarty i piąty: porównaj czas i liczbę poprawek, a potem rozszerz na kolejnych klientów. Jeśli obsługujesz klientów na Revolut lub Wise, przetestuj najpierw ich wyciągi, bo to one zwykle wychodzą najgorzej w ręcznej obróbce.

Ile to kosztuje w porównaniu z pracą

Plan Biuro w BankNotce kosztuje 499 zł netto miesięcznie lub 249 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym i obejmuje 1 000 stron wyciągów. Porównaj to z liczbą godzin, które twój zespół spędza na przepisywaniu, pomnożoną przez stawkę godzinową. Rachunek krok po kroku jest w artykule o koszcie ręcznego przepisywania wyciągów, a szczegóły planów w cenniku.

Co dalej z płatnościami

Gdy wyciągi są już zaksięgowane, kolejne wąskie gardło to opłacanie faktur kosztowych. Biura, które mają ten etap rozwiązany, korzystają z narzędzi do przygotowania paczki przelewów z faktur zakupowych pobranych z KSeF, więc dane z faktury nie są przepisywane drugi raz.

Jeśli chcesz zacząć od testu, wgraj na stronie głównej jeden trudny wyciąg i zobacz tabelę z kontrolą salda. Dla biur z wieloma klientami przygotowaliśmy stronę program dla biura rachunkowego.