Ile kosztuje konwerter wyciągów bankowych dla biura rachunkowego

Konwerter wyciągów bankowych dla biura rachunkowego kosztuje w BankNotce od 99 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (199 zł przy miesięcznym) za plan dla jednej osoby, a plan Biuro z teczkami klientów to 249 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (499 zł przy miesięcznym) za 1 000 stron wyciągów. O tym, czy to dużo, decyduje liczba stron w miesiącu i czas, który odzyskujesz, a nie sama cena abonamentu.

Z czego składa się cena konwertera

Konwertery rozliczają się zwykle na jeden z trzech sposobów: za pojedynczy plik, za liczbę stron w okresie albo ryczałtem za użytkowników. Płatność za plik wygląda tanio przy jednym kliencie, ale przy trzydziestu klientach i kilku rachunkach każdego z nich rachunek rośnie szybciej niż abonament. Abonament ze stałym limitem stron jest przewidywalny, trzeba tylko dobrać limit do własnego obciążenia.

W BankNotce limit liczy się w stronach wyciągów w okresie rozliczeniowym. Plan Start ma 150 stron, Biuro 1 000, a Firma Pro 5 000. Ceny są netto, do każdej dochodzi 23 procent VAT, a faktura VAT wystawiana jest za każdą płatność. Aktualne kwoty i zakres planów zawsze sprawdzisz w cenniku.

Jak policzyć, ile stron potrzebuje Twoje biuro

Wzór jest prosty: liczba rachunków pomnożona przez średnią liczbę stron wyciągu w miesiącu. Średnią weź z własnych plików, bo wyciąg małej firmy ma jedną stronę, a rachunek z wieloma operacjami kartowymi kilkanaście. Najlepiej otwórz folder z poprzedniego miesiąca i policz strony w pięciu losowych wyciągach.

Poniżej trzy przykładowe biura. Liczby rachunków i stron to założenia do podstawienia pod własne dane, nie statystyki rynku.

Małe biuro mieści się w planie Start, ale ten plan ma jednego użytkownika i nie obejmuje teczek klientów ani plików importu do programów księgowych w takim zakresie jak plan Biuro. Jeśli wyciągi wprowadza więcej niż jedna osoba albo potrzebujesz MT940 i plików importu, wybierasz plan Biuro już przy kilkudziesięciu klientach. Biuro z trzeciego wiersza przekracza 1 000 stron w miesiącu, więc dla niego naturalny jest plan Firma Pro.

Rachunek zwrotu na przykładzie biura ze średnim obciążeniem

Weźmy biuro z drugiego wiersza: 80 rachunków. Jeśli ręczne wprowadzenie jednego wyciągu zajmuje piętnaście minut, to daje 20 godzin pracy miesięcznie. Jeśli po konwersji zostaje pięć minut na przegląd, wychodzi około 6 godzin i 40 minut, czyli odzyskujesz ponad 13 godzin. Przy stawce 60 zł za godzinę pracy z narzutami to około 800 zł, a plan Biuro kosztuje 249 zł netto przy rozliczeniu rocznym i 499 zł przy miesięcznym.

Stawka 60 zł i czasy piętnastu oraz pięciu minut to założenia, a nie dane z rynku. Wstaw własne, zmierzone na pięciu wyciągach, w tym jednym trudnym, z operacjami zbiorczymi. Dokładniejszy rachunek z przykładami opisaliśmy w artykule o koszcie ręcznego przepisywania wyciągów.

Przy własnych liczbach policz jeszcze próg opłacalności: abonament podzielony przez wartość godziny pracy daje liczbę godzin, które narzędzie musi odzyskać w miesiącu, żeby się zwrócić. Dla planu Biuro w rozliczeniu rocznym to przy stawce 60 zł nieco ponad cztery godziny. Biuro, które odzyskuje kilkanaście, ma duży zapas, a biuro, które odzyskuje dwie, powinno zostać przy planie Start.

Na co patrzeć poza ceną abonamentu

Pierwsza sprawa to kontrola salda. Konwerter bez niej tanieje tylko na papierze, bo każdy wynik trzeba sprawdzić ręcznie. Druga to format wyjścia: czy dostajesz MT940 albo plik importu, który wasz program czyta bez ostrzeżeń. Ścieżki dla Optimy, Symfonii, enova365, Rewizora GT, Wapro Fakir i Inserta są opisane osobno.

Trzecia sprawa to obsługa kont, które nie są zwykłymi bankami. Klient na Revolucie, Wise albo PayPalu przysyła raport w wielu walutach, a konwerter, który tego nie czyta, zostawia biuru ręczną pracę dokładnie przy najtrudniejszych klientach. Czwarta to dane: narzędzie powinno pracować na pliku, nie na haśle do bankowości, a plan dla większego biura powinien dawać umowę powierzenia przetwarzania.

Miesięcznie czy rocznie

Rozliczenie roczne jest o połowę tańsze w przeliczeniu na miesiąc, ale zobowiązuje na rok. Jeśli nie masz jeszcze pewności co do liczby stron, zacznij od miesięcznego, zmierz zużycie przez dwa okresy i dopiero wtedy przejdź na roczne. Decyzja opiera się wtedy na własnych liczbach, a nie na szacunku.

Koszt narzędzia a koszt błędu

Oszczędność czasu to połowa rachunku. Druga połowa to cena pomyłki: źle zaksięgowana operacja wychodzi zwykle przy uzgadnianiu kont, a poprawka po zamknięciu miesiąca kosztuje więcej niż sam błąd. Kontrola salda zamienia te pomyłki w ostrzeżenie przed importem. Kierownicy biur, którzy chcą widzieć koszty obsługi klientów i przepływy gotówki z wyciągów w jednym zestawieniu, sięgają też po narzędzia do controllingu, na przykład Budzety.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i ujmowania operacji bankowych wynikają z ustawy o rachunkowości, której tekst znajdziesz w internetowym systemie aktów prawnych. Narzędzie nie zmienia obowiązków biura, tylko skraca etap wprowadzania danych.

Co jest w cenie, a co trzeba doliczyć

W cenie planu dostajesz odczyt wyciągów w PDF i CSV, kontrolę salda, eksport do Excela i CSV oraz, w planach Biuro i Firma Pro, MT940, pliki importu i notki księgowe do operacji. Nie dopłacasz za kolejne banki ani za waluty. Doliczasz VAT, bo ceny w cenniku są netto, i ewentualnie kolejny okres, jeśli w danym miesiącu przekroczysz limit stron.

Nie wliczaj w koszt szkolenia całego zespołu. Obsługa to wgranie pliku, rzut oka na tabelę i pobranie wyniku, więc pierwszy wyciąg księgowa zrobi sama w kilka minut. Realny koszt wdrożenia to jeden dzień testu na własnych plikach i krótka instrukcja dla klientów, jak przysyłać wyciągi, najlepiej PDF z bankowości albo eksport CSV, a nie zdjęcie ekranu.

Kiedy plan Start wystarczy, a kiedy nie

Plan Start ma sens dla firmy, która sama księguje swoje rachunki, albo dla jednoosobowej księgowej z kilkunastoma klientami. Gdy dochodzi druga osoba, klienci z kilkoma rachunkami albo potrzeba importu do programu księgowego, plan Biuro wychodzi taniej niż próba dopasowania się do limitów planu Start. Plan Firma Pro jest dla biur, które przekraczają 1 000 stron w miesiącu albo potrzebują ról, rejestru działań, SSO i API.

Jak sprawdzić narzędzie, zanim zapłacisz

Wgraj w demie własny wyciąg i zobacz tabelę z kontrolą salda. Potem porównaj liczbę wierszy wymagających poprawki z tym, co dziś robi księgowa. Jeśli poprawki są rzadkie i oznaczone, wybierz plan według liczby stron z tabeli powyżej. Pełny zestaw dla wielu klientów opisujemy na stronie dla biur rachunkowych.