Jak wybrać konwerter wyciągów bankowych do MT940 dla biura rachunkowego

Dobry konwerter wyciągów do MT940 spełnia trzy warunki: nie pozwala zaimportować pliku, w którym nie zgadza się saldo, czyta wyciągi tych banków, które naprawdę trafiają do twojego biura, i daje plik, który twój program księgowy wczytuje bez ręcznych poprawek. Resztę, czyli wygodę i cenę, oceniasz dopiero po przejściu tych trzech testów. Poniżej kryteria, według których warto porównać narzędzia, zanim biuro zapłaci za abonament.

1. Kontrola salda przed eksportem

To kryterium, które odróżnia konwerter od zwykłego odczytu tekstu z PDF. Saldo początkowe plus uznania minus obciążenia musi dać saldo końcowe. Jeśli narzędzie tego nie sprawdza, błąd odczytu jednej kwoty wyjdzie dopiero przy uzgadnianiu kont, często po tygodniach. Zapytaj, co się dzieje, gdy suma się nie zgadza. Dobra odpowiedź brzmi: wiersze z rozbieżnością są zaznaczone, a plik nie jest po cichu poprawiany. Zła brzmi: plik i tak się generuje.

2. Banki i układy, które masz w teczkach klientów

Lista banków z reklamy nic nie znaczy, jeśli twoi klienci siedzą w innych. Spisz, z jakich rachunków przychodzą wyciągi w ostatnim kwartale, i sprawdź każdy typ osobno: PDF z bankowości internetowej, CSV z historii operacji, eksport z Revolut Business, Wise czy PayPal. Osobna sprawa to wyciągi skanowane lub zdjęcia, z którymi radzi sobie niewiele narzędzi. Uczciwy dostawca powie wprost, że nieczytelny plik zostanie odrzucony, zamiast zwrócić tabelę z dziurami.

Dla rachunków walutowych sprawdź, czy narzędzie zachowuje walutę operacji i czy dopisuje kurs. Kłopoty, jakie to rodzi przy wyciągach fintechów, opisaliśmy w artykule o księgowaniu wyciągów Revolut Business.

3. Plik, który wasz program przyjmie

MT940 to standard, ale programy czytają go z własnymi wymaganiami co do pól, kodowania znaków i długości opisu. Przetestuj import na własnym programie, nie na zrzucie z folderu promocyjnego. Ścieżki importu opisaliśmy dla Optimy, Rewizora GT, Wapro Fakir i Inserta. Jeśli wersja twojego programu ma inne nazwy menu, sprawdź je w pomocy producenta, bo zmieniają się między wydaniami.

4. Praca na wielu klientach naraz

Biuro nie konwertuje jednego wyciągu, tylko kilkadziesiąt co miesiąc. Zwróć uwagę, czy narzędzie ma teczki klientów, historię plików i osobne ustawienia importu dla każdego z nich. Bez tego po kwartale nikt nie wie, który plik poszedł do którego programu. Liczy się też liczba użytkowników w planie, bo w biurze korzysta z tego kilka osób, a konto wspólne to ryzyko pomyłek i brak śladu, kto co wgrał.

5. Notka do operacji i pomoc przy dekretacji

Sam plik oszczędza przepisywanie, ale największy czas pochłania dekretacja. Sprawdź, czy narzędzie podpowiada kategorię operacji, konto i numer NIP kontrahenta wyciągnięty z opisu przelewu. Podpowiedź ma być oznaczona jako propozycja, bo ostatnie słowo należy do księgowej. Praktyczny schemat dekretacji składek, podatków i wynagrodzeń przedstawiliśmy w artykule o dekretacji wyciągów krok po kroku.

6. Bezpieczeństwo plików klientów

Wyciągi bankowe to dane finansowe cudzych firm. Zapytaj, gdzie są przechowywane, jak długo, czy można je usunąć na żądanie i kto ma do nich dostęp. W zapisach umowy powinno być jasne, że biuro pozostaje administratorem danych, a dostawca przetwarza je na jego polecenie. To wymaga umowy powierzenia, więc poproś o jej wzór jeszcze przed zakupem.

7. Cena liczona od strony, nie od logo

Abonament porównuj przez koszt strony wyciągu albo koszt klienta w miesiącu, nie przez cenę planu. Weź swoje dane z ostatniego kwartału: ile stron wyciągów i ilu klientów. Plan, który kończy się po stu pięćdziesięciu stronach, będzie za mały dla biura z trzydziestoma klientami, a plan na tysiąc stron może być przesadą dla firmy z trzema rachunkami. Ceny BankNotki są na stronie cennika: Start 199 zł netto miesięcznie (150 stron), Biuro 499 zł netto (1 000 stron, MT940 i pliki importu), Firma Pro 1 499 zł netto (5 000 stron, role, SSO i API). Przy rozliczeniu rocznym stawki są niższe.

Jak przetestować narzędzie w godzinę

Wybierz pięć wyciągów, które sprawiały wam najwięcej problemów: najdłuższy, najstarszy, walutowy, ze split payment i taki z nietypowym układem. Wgraj każdy do kandydata na narzędzie i sprawdź cztery rzeczy. Po pierwsze, czy saldo się zgadza. Po drugie, czy liczba operacji równa się liczbie w oryginale. Po trzecie, czy plik MT940 wczytuje się w twoim programie bez ostrzeżeń. Po czwarte, ile minut zajęło całe przejście od wgrania do importu. Jeśli którykolwiek z wyciągów wyjdzie z błędem, zapytaj dostawcę o przyczynę. Odpowiedź powie więcej niż prezentacja.

Dobrą miarą jest wynik całego miesiąca. Biuro, które obsługuje kilkudziesięciu klientów i dziś przepisuje wyciągi ręcznie, liczy ten koszt w godzinach pracy księgowych. Jak go policzyć, pokazuje artykuł o koszcie ręcznego przepisywania wyciągów. Porównaj tę kwotę z abonamentem, a decyzja zwykle jest prosta.

Na co jeszcze zwrócić uwagę

Wyciąg jest jednym z dwóch źródeł do uzgodnienia rozrachunków, drugim są faktury. Jeśli biuro odbiera faktury zakupowe z KSeF automatycznie, na przykład przez pobieranie faktur z KSeF co godzinę, dopasowanie płatności do dokumentów idzie szybciej, bo po obu stronach są uporządkowane dane. Konwerter wyciągów powinien więc eksportować kwotę, datę, NIP i tytuł w osobnych kolumnach, a nie jako jeden tekst.

Zwróć też uwagę na to, co dostajesz poza MT940. Excel z operacjami przydaje się do przeglądu z klientem, a CSV do własnych raportów. Wygodne jest, gdy jeden odczyt wystarcza do wszystkich trzech formatów, bo nie trzeba wgrywać pliku ponownie. Zapytaj też o wsparcie: czy odpowie człowiek, gdy wyciąg z nowego banku nie przejdzie, i w jakim czasie. W okresie rozliczeń, czyli na przełomie miesiąca, zwłoka kosztuje najwięcej.

Podsumowanie wyboru

Wybierz narzędzie, które pokazuje błąd salda, czyta twoje banki, trafia w twój program i ma plan dopasowany do liczby stron. Resztę zweryfikujesz na próbie. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na własnym pliku, wgraj wyciąg na stronie konwersji do MT940, a dla większej liczby klientów zajrzyj na stronę dla biur rachunkowych.