Księgowanie transakcji PayPal w biurze rachunkowym

Raport transakcji z PayPala da się zaksięgować bez przepisywania, ale nie jako zwykły wyciąg bankowy, bo takiego dokumentu PayPal nie wystawia. Realna droga to CSV z panelu klienta, który konwerter zamienia na Excel lub plik MT940 z kontrolą salda. Poniżej opisujemy, jak biuro rachunkowe powinno podejść do klienta sprzedającego przez PayPal i gdzie najczęściej wkradają się błędy. Gotowe rozwiązanie dla tego przypadku to wyciąg PayPal do Excela i MT940.

Czym raport PayPal różni się od wyciągu bankowego

Wyciąg z banku ma stały układ: data, opis, kwota, saldo. Raport z PayPala jest zestawieniem transakcji, w którym jedna sprzedaż rozbija się na kilka kolumn, takich jak kwota brutto, opłata i kwota netto. Obok płatności od kupujących pojawiają się zwroty, spory, wypłaty na rachunek bankowy i przewalutowania. Każdy z tych typów księguje się inaczej, więc samo skopiowanie kolumny z kwotą do programu nie wystarcza.

Drugi kłopot to saldo. Konto PayPal ma saldo w każdej walucie osobno, a raport często nie pokazuje go po każdej operacji. Bez kontroli salda biuro nie ma pewności, że zestawienie jest kompletne, dopóki klient nie przyśle brakującego miesiąca.

Co klient powinien przysłać

Najlepiej raport transakcji w CSV za pełny miesiąc, osobno dla każdej waluty, z kolumnami zawierającymi opłaty i numer transakcji. PDF też da się odczytać, ale CSV jest dokładniejszy, bo nie wymaga rozpoznawania układu tabeli. Dobrze jest ustalić z klientem stały termin, na przykład do piątego dnia miesiąca, i stały sposób nazwania pliku. Wtedy przy kilkunastu klientach nie szukasz, który plik dotyczy którego okresu.

Zakres kolumn zależy od ustawień raportu w panelu PayPal Business, a nazwy i układ menu się zmieniają. Zamiast opierać się na pamięci, poproś klienta o jeden zrzut ekranu ustawień, które wybrał, i zapisz go w karcie klienta. Przy następnym miesiącu powtórzy to samo bez pytań.

Jak zaksięgować sprzedaż, opłaty i zwroty

Sprzedaż księgujesz na przychód w kwocie brutto, a prowizję PayPala na konto kosztowe jako osobną operację. Dzięki temu saldo rozlicza się co do grosza, a koszt jest widoczny w rachunku wyników. Zwrot to wiersz z przeciwnym znakiem, który trzeba powiązać z pierwotną sprzedażą po numerze transakcji, żeby korekta trafiła do właściwego okresu.

Wypłata z PayPala na konto bankowe nie jest przychodem, tylko przesunięciem środków między rachunkami. Po stronie banku ta sama kwota pojawi się w wyciągu klienta, dlatego oba pliki trzeba zestawić i upewnić się, że wypłata nie została zaksięgowana dwa razy.

Waluty i różnice kursowe

Sprzedaż w euro, funtach czy dolarach zostaje na rachunku w danej walucie. Operacje przeliczasz po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji, a różnice kursowe ujmujesz osobno. Przewalutowania wewnątrz PayPala mają własne wiersze, w których jedna waluta maleje, a druga rośnie. Najbezpieczniej wgrywać każdą walutę jako osobny plik i sprawdzać saldo początkowe oraz końcowe każdego z nich.

Dlaczego nie wystarczy ręczne przepisywanie

Klient z kilkuset transakcjami miesięcznie to kilka godzin przepisywania, a przy kilku takich klientach cały dzień pracy asystenta. Błąd w jednym znaku kwoty zwykle wychodzi dopiero przy uzgadnianiu sald, czyli wtedy, gdy trzeba przeglądać cały miesiąc. Rachunek kosztu takiej pracy opisujemy w artykule o koszcie ręcznego przepisywania wyciągów.

Konwerter robi tu trzy rzeczy. Czyta plik w całości, pokazuje tabelę do wglądu przed pobraniem i porównuje saldo początkowe plus operacje z saldem końcowym. Jeśli suma się nie zgadza, zaznacza wiersze do sprawdzenia, zamiast poprawiać cokolwiek po cichu. To odpowiednik dwóch par oczu, tylko szybszy.

Jak to wygląda w BankNotce

Wgrywasz raport PayPal w CSV lub PDF, widzisz tabelę operacji i kontrolę salda, a następnie pobierasz Excel, CSV albo MT940. Opłaty zostają w osobnych wierszach. W planach Biuro i Firma Pro każda operacja dostaje notkę z kategorią, propozycją konta i wykrytym NIP kontrahenta, a pozycje bez rozpoznanej reguły są zaznaczone do przejrzenia. Plik MT940 importujesz w Optimie, Symfonii, enova365, Rewizorze GT, Wapro Fakir lub InsERT nexo według opisów na stronach integracji.

Na co uważać przy nowym kliencie sprzedającym przez PayPal

Pierwszy miesiąc potraktuj jak pilotaż. Poproś o raport z dwóch ostatnich miesięcy, wgraj je i sprawdź, czy salda łączą się na granicy okresów. Zobacz też, czy klient sprzedaje wyłącznie w Polsce, czy także za granicę, bo od tego zależy obsługa VAT i zasady dokumentowania sprzedaży. Warto przy okazji zweryfikować kontrahenta w rejestrach, a nowe firmy łatwo sprawdzisz w serwisie z danymi o spółkach z KRS i CEIDG.

Jeśli klient dodatkowo korzysta z innych kont fintechowych, ten sam schemat sprawdza się dla Wise i Revolut Business: osobny plik na walutę, kontrola salda i MT940 do importu. Przy kilku klientach tego typu biuro odzyskuje realnie godziny w tygodniu, a odpowiedź na pytanie, czy narzędzie się zwraca, daje porównanie z ceną planu Biuro.

Spory, chargebacki i środki zawieszone

W raporcie PayPal pojawiają się też wiersze związane ze sporami: wstrzymanie środków, odwrócenie płatności i jej przywrócenie po rozstrzygnięciu. Dla księgowości liczy się moment, w którym środki faktycznie opuściły rachunek, a nie data zgłoszenia sporu. Jeśli spór dotyczy sprzedaży z poprzedniego miesiąca, korekta trafia do okresu, w którym nastąpiło odwrócenie, i warto zostawić w opisie operacji numer pierwotnej transakcji. Konwerter zachowuje te numery w tytule operacji, więc łatwo je odnaleźć w Excelu filtrem.

Kontrahenci z zagranicy i VAT

Klienci kupujący przez PayPal są często z innych krajów UE albo spoza niej. Sam raport nie rozstrzyga o stawce VAT ani o miejscu świadczenia, ale daje dane do ich weryfikacji: kraj kupującego, walutę i datę. Biuro dopasowuje do nich dokumenty sprzedaży i procedury, na przykład OSS przy sprzedaży konsumentom w UE. Dlatego dobrze mieć raport w Excelu, gdzie można szybko policzyć sprzedaż według krajów i walut jeszcze przed przygotowaniem deklaracji.

Ile to kosztuje biuro i kiedy się zwraca

Jeżeli biuro obsługuje choćby dwóch lub trzech klientów sprzedających przez PayPal, a każdy generuje kilkaset wierszy miesięcznie, ręczna obróbka pochłania tyle czasu, co kilka godzin pracy księgowej tygodniowo. Konwerter z kontrolą salda skraca to do wgrania pliku i przejrzenia zaznaczonych wierszy. Aktualne ceny planów znajdziesz w cenniku, a porównanie z kosztem własnej pracy jest proste: pomnóż godziny oszczędzone miesięcznie przez stawkę godzinową asystenta lub księgowej.

Krótka lista kontrolna przed importem

Sprawdź, czy okres raportu pokrywa się z miesiącem księgowym, czy każda waluta ma osobny plik, czy saldo końcowe poprzedniego miesiąca równa się saldu początkowemu następnego, czy prowizje są w osobnych wierszach, a wypłaty na rachunek bankowy nie zostały zaksięgowane jako przychód. Dopiero po takim przeglądzie importuj plik do programu. Kilka minut kontroli oszczędza późniejsze uzgadnianie całego okresu, a klient widzi, że jego sprzedaż z PayPala jest księgowana tak samo rzetelnie jak zwykły rachunek bankowy.